La copropriété

Assemblée Générale :

L'Assemblée générale (AG) est l'instance qui réunit les copropriétaires au cours de laquelle sont prises les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. La présence de tous les copropriétaires y est recommandée.

Audit énergétique :

Étude technique obligatoire dans les copropriétés de plus de 50 lots construites avant le 1er juin 2001 et équipées d’une installation collective de chauffage ou de refroidissement. L’audit donne pour les logements et la copropriété une estimation de performance énergétique, de l’étiquette énergétique, du taux d’émission de gaz à effet de serre et des préconisations pour améliorer la performance et la gestion des équipements privatifs et communs.

Budget prévisionnel :

Couvre les dépenses courantes de la copropriété pour les douze prochains mois (entretien des parties communes, maintenance des équipements, honoraires du syndic etc.). Préparé par le syndic, le budget prévisionnel doit être discuté et voté par les copropriétaires en assemblée générale six mois avant la période concernée.

Carnet d’entretien :

Document tenu et mis à jour par le syndic contenant des informations sur la copropriété (adresse, nom du syndic, etc.) et sur l’entretien des parties communes et des équipements communs (année de réalisation de travaux importants, nom et adresse des entreprises, échéancier de l’éventuel plan de travaux adopté).

Charges :

Dépenses de conservation, d’entretien et d’administration des parties communes d’une copropriété (éclairage de l’entrée, digicode, nettoyage de l’immeuble, honoraires du syndic, etc.). Tous les copropriétaires doivent participer aux charges générales à hauteur de la part que représente leur lot dans la copropriété (tantième).

Les charges sont dites spéciales lorsqu'elles sont payées uniquement par les copropriétaires qui ont l'utilité de certains services ou équipements (par exemple, l'entretien des ascenseurs, du chauffage collectif, etc.).

Compte bancaire séparé :

Compte bancaire ouvert au nom d’une copropriété par le syndic au plus tard dans les 3 mois qui suivent sa désignation. À défaut, le mandat du syndic est nul mais pas les actes passés avec les tiers qui demeurent valables. Tous les fonds de la copropriété y sont déposés. Les copropriétés ne comportant au plus 15 lots principaux gérées par un syndic professionnel peuvent s’en exonérer par une décision d’assemblée générale. Cette dérogation est supprimée à compter du 31 décembre 2020.

Conseil syndical :

Propriétaire(s) élu(s) en assemblée générale de copropriété notamment pour assister le syndic et contrôler sa gestion. Il assure aussi d’autres missions prévues par loi (mise en concurrence, contrôle du budget, avis, etc.) et est représenté le plus souvent par un président. Toutes les copropriétés ont un conseil syndical sauf celles dont le règlement ou une décision d’assemblée générale les en dispense.

A compter du 1er juin 2020, les copropriétés ne comportant pas plus de 5 lots ne seront pas tenues d’avoir un conseil syndical tout comme celles dont le budget prévisionnel  moyen sur 3 exercices consécutifs est inférieur 15 000 €.

Convocation à l’AG :

Document adressé en LRAR ou en LRE, remis en mains propres ou par voie électronique aux copropriétaires au moins 21 jours avant la tenue d’une assemblée générale (le règlement de copropriété peut toutefois prévoir un délai plus long). La convocation comporte un ordre du jour et des annexes pour permettre aux copropriétaires de voter au cours de l’assemblée générale (état financier, compte de gestion, projet de contrat, plans, etc.).

A compter du 1er juin 2020, les copropriétés de 2 copropriétaires bénéficient d’assouplissements au niveau du formalisme.

Copropriétaire :

Personne physique ou morale, propriétaire d’un ou de plusieurs lots (logement, cave, stationnement) dans un immeuble en copropriété. Chaque copropriétaire possède aussi une quote-part de parties communes et est membre de plein droit du syndicat des copropriétaires.

Copropriété :

Immeuble(s) composé(s) de lot(s) appartenant à plusieurs personnes, chacun étant propriétaire de parties privatives (logement, cave, stationnement, etc.) et d’une quote-part de parties communes. Le terme "copropriété" désigne aussi le régime juridique applicable à ces immeubles. Les règles de fonctionnement et d’organisation de la copropriété sont fixées par la loi, par le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.

Diagnostic de performance énergétique (DPE) :

Étude technique sur la performance énergétique d’un logement ou des parties et équipements communs d’un immeuble collectif. Le DPE classe le logement (étiquette énergétique) en fonction de sa consommation énergétique et de son taux d’émission de gaz effet de serre.

Diagnostic technique global (DTG) :

Document préalable à la mise en copropriété d’un immeuble de plus de 10 ans. Il peut aussi être réalisé dans les autres copropriétés à l’issue d’un vote favorable à la majorité absolue des propriétaires. Il comporte des éléments sur sa situation générale et précise la liste et le coût des travaux nécessaires au cours des 10 années à venir pour permettre de les étaler dans le temps. Le syndic doit mettre la question de la réalisation d’un DTG à l’ordre du jour des assemblées générales de copropriétés majoritairement composées de logements.

Etat daté :

Document établi par le syndic à l’occasion de la vente d’un lot de copropriété et comportant les informations financières sur le lot cédé : montant des sommes restant dues par le vendeur, celles qui lui sont dues par la copropriété, montant des impayés…

Etat descriptif de division (EDD) :

Document technique obligatoire en copropriété, il comporte les informations essentielles d’un immeuble en copropriété (situation géographique, références cadastrales, superficie, etc.). Il précise notamment pour chaque lot son numéro d’identification, sa description (nombre de pièces, etc.) et sa situation (bâtiment, étage, porte, etc.). L’EDD mentionne aussi la quote-part de partie commune de chaque lot. Il peut être ou non annexé au règlement de copropriété et est publié à la Conservation des hypothèques.

Etat financier (copropriété)

Document comptable présentant de manière synthétique l’état de la trésorerie d’une copropriété conformément à un modèle type.

Feuille de présence :

Document sous format papier ou électronique signé par les copropriétaires et leurs mandataires au début de l’assemblée générale. Elle contient les noms et le nombre de voix de chaque propriétaire, et, en cas d’arrivée ou de départ au cours de la réunion, l’heure et le numéro de résolution en cours d’examen. Elle est obligatoirement annexée au procès-verbal de l’assemblée générale sous peine de nullité de la réunion.

Fiche synthétique :

Document obligatoire regroupant les données financières et techniques essentielles à une copropriété. La fiche synthétique est réalisée par le syndic et mise à la disposition des copropriétaires et des acheteurs de lots en copropriété.

Fonds de travaux :

Depuis 2017, les copropriétés doivent constituer un fonds spécial pour anticiper les gros travaux. Chaque année, un montant d’au moins 5 % du budget prévisionnel doit ainsi être provisionné sur un compte spécifique. Certaines copropriétés ne sont pas obligées de créer un fonds de travaux :

• celles de moins de cinq ans ;
• celles de moins de dix lots, sous réserve d’une décision d’assemblée générale dans ce sens ;
• celles ayant réalisé un diagnostic technique global qui ne fait apparaître aucun besoin de travaux dans les dix ans à venir.

Immatriculation des copropriétés :

Démarche consistant à inscrire sur un répertoire, appelé le Registre national des copropriétés (RNC), les copropriétés composées majoritairement de logements en indiquant certaines informations comme l’identité (adresse, taille, âge, composition), la gouvernance, les finances, le bâti et les éventuelles procédures administratives ou judiciaires en cours. Ces informations sont actualisées au moins une fois par an à l’occasion de l’AG annuelle d’approbation des comptes ou de la vente d’un lot. Toutes les copropriétés doivent être immatriculées au 31 décembre 2018.

Lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) :

Forme d’envoi postal par laquelle l’expéditeur reçoit un récépissé prouvant le dépôt de son courrier et un accusé de réception certifiant que le destinataire a bien reçu ce même courrier.

Lettre Recommandée Electronique (LRE):

Forme dématérialisée d’envoi de courrier par laquelle une personne reçoit un email qui l’invite à se connecter pour prendre connaissance d’un courrier recommandé en ligne. Une LRE a la même valeur juridique qu’une LRAR.

Lot de copropriété :

Représente une partie privative assortie d'une quote-part de parties communes. Un lot peut être un appartement, un local professionnel, une cave, une place de stationnement…

Majorité (copropriété) :

Nombre minimal de voix nécessaire pour qu’une décision soit adoptée en assemblée générale de copropriété. Selon la décision à prendre, la loi précise la majorité applicable lors du vote des copropriétaires : majorité simple, majorité absolue, double majorité et unanimité.

Pour qu’une décision soit adoptée à la majorité simple, les voix favorables des copropriétaires présents et celles de ceux ayant donné un mandat pour les représenter sont comptabilisées.

Pour qu’une décision soit adoptée à la majorité absolue, les voix favorables de tous les copropriétaires sont comptabilisées. Il est possible d’utiliser la passerelle de majorité et voter à nouveau à la majorité simple pour certaines décisions non adoptées (désignation du syndic, du conseil syndical, etc.).

Pour qu’une décision soit adoptée à la double majorité, la majorité de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents) détenant les deux tiers des voix (tantièmes) doit voter en faveur de la décision pour qu’elle soit adoptée. Depuis le 1er juin 2020, une passerelle de la double majorité vers la majorité absolue est possible.

Pour qu’une décision soit adoptée à l'unanimité, l’ensemble des copropriétaires doit voter en faveur de la décision.

Mandat :

Document écrit par lequel une personne est chargée d’en représenter une autre dans une démarche ou un acte juridique. En copropriété, par exemple, un mandat écrit peut être donné par un copropriétaire (appelé le mandant) à un autre copropriétaire ou à un tiers (appelé le mandataire) pour le représenter lors d’une assemblée générale. Certaines personnes comme le syndic, son conjoint ou partenaire de PACS, ses salariés (...) ne peuvent pas recevoir de mandat en copropriété.

Mandataire :

Personne chargée de représenter une autre personne dans une démarche ou un acte juridique. En copropriété, par exemple, un copropriétaire (appelé le mandant) peut autoriser un autre copropriétaire ou un tiers (le mandataire) à le représenter lors d’une assemblée générale. Certaines personnes comme le syndic, son conjoint ou partenaire de PACS, ses salariés (…) ne peuvent pas être mandataires de copropriétaires.

Ordre du jour :

Liste de questions ou de points sur lesquels les copropriétaires sont invités à se prononcer par un vote positif ou négatif à l’occasion d’une assemblée générale de copropriété. L’ordre du jour figure dans la convocation à l’assemblée ; il est établi par le syndic et les membres du conseil syndical. Les copropriétaires peuvent, par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par lettre recommandée électronique (LRE), demander au syndic l’inscription d’un ou de plusieurs points.

Passerelle de majorité :

Possibilité pour l’assemblée générale sous condition de voter une deuxième fois une résolution rejetée lors d’un premier vote à une majorité inférieure : passerelle de la majorité absolue à la majorité simple et celle de la double majorité à la majorité absolue.

Plan de travaux :

Programme de travaux adopté par une assemblée générale de copropriété afin d’organiser et d’étaler dans le temps leur réalisation. La loi incite les copropriétaires à adopter un plan de travaux, notamment après un audit énergétique ou un DPE.

Président de séance :

Copropriétaire désigné au début d’une assemblée générale de copropriété dont le rôle est de diriger les débats après avoir vérifié la feuille de présence. Il contrôle également la régularité des votes et peut être assisté de scrutateurs lorsque le règlement de copropriété le prévoit. Certaines personnes ne peuvent pas être désignées président de séance comme le syndic, son conjoint ou partenaire de PACS, ses salariés ….

Procès-verbal :

Document retranscrivant les décisions prises au cours d’une assemblée générale de copropriété. Il doit être notifié aux copropriétaires opposants et défaillants dans le mois qui suit la tenue de l’assemblée générale par par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par lettre recommandée électronique (LRE), ou acte d’huissier. Les autres copropriétaires le reçoivent généralement par courrier simple.

Quote-part :

Fraction de propriété qui revient à chaque propriétaire au moment de la répartition d’un bien immobilier. Dans le cadre d’une copropriété, chaque copropriétaire possède une quote-part de la copropriété (appelée tantième).

 Registre national des copropriétés (RNC) :

Répertoire tenu par l’Agence Nationale de l’Habitat (ANAH) sur lequel les copropriétés composées majoritairement de logements sont immatriculées. Il réunit pour chaque copropriété des informations comme le nombre de lots, le montant du budget prévisionnel, celui des impayés ou l’existence d’éventuelles procédures. Le RNC contribue à améliorer la connaissance de l’état des copropriétés : www.registre-coproprietes.gouv.fr

www.anil.org/fileadmin/ANIL/Editions_grand_public/serie_copropriete/immatriculation_copropriete.pdf

Règlement de copropriété :

Document obligatoire en copropriété, il précise les règles d’organisation et de fonctionnement ainsi que les droits et obligations des occupants (copropriétaires, locataires, etc.). Il doit être conforme à la loi et fait l’objet d’une publication à la Conservation des hypothèques. Il peut comporter ou non l’état descriptif de division.

Syndic :

Il assure l’administration et la gestion d’immeubles en copropriété. Il est choisi pour 3 ans au maximum par les copropriétaires réunis en assemblée générale. Qu’il soit un professionnel ou un non professionnel, ses missions sont définies par la loi et encadrées par un contrat de syndic conformément à un modèle type.         

Syndicat de copropriétaires :

Ensemble des propriétaires d’un immeuble en copropriété. Le syndicat de copropriétaires prend ses décisions au cours d’assemblées générales. Le syndic le représente pour assurer la gestion courante et les démarches nécessaires à la vie de l’immeuble (contrat d’assurance, action en justice, sinistre, etc.).

Tantième :

Unité de division de la copropriété correspondant à la part détenue par chaque copropriétaire. Le nombre et la valeur des tantièmes sont calculés en fonction, notamment, de la superficie de chaque appartement et de sa situation dans l’immeuble. En pratique, les tantièmes déterminent la répartition des charges et le poids des votes au moment de l’assemblée générale.

Travaux d’intérêt collectif :

Travaux d’économies d’énergie décidés par l’assemblée générale de copropriété et réalisés dans le logement d’un copropriétaire à ses frais sous le contrôle du syndicat des copropriétaires. Il s’agit notamment de la pose de thermostats, l’isolation thermique des parois vitrées donnant sur l'extérieur ou la pose de compteurs d’énergie.

Les frais liés à la réalisation de l’état daté par le syndic doivent être réglés par le vendeur.

L’état daté est un document établi par le syndic qui doit être remis à l’acquéreur au moment de la vente pour l’informer du montant de ses futures charges, mais également de celles dues par le vendeur au syndic.   

Les frais liés à la réalisation de l’état daté par le syndic doivent être réglés par votre vendeur. Depuis le 1er juin 2020, ils sont plafonnés à 380 euros.

L'Anah (qui tient le registre), un copropriétaire ou toute personne intéressée peut mettre en demeure le syndic de procéder à l'immatriculation ou aux mises à jour.

Quand le syndic n'immatricule pas un syndicat, l’Anah peut, après mise en demeure restée infructueuse pendant un mois, lui appliquer une astreinte.

Seuls les syndicats de copropriétaires immatriculées et dont les données sont à jour peuvent bénéficier des subventions de l'État, de ses établissements publics, de celles des collectivités territoriales.

Lors d’une vente d’un lot de copropriété, si le syndicat n'est pas immatriculé, le notaire peut procéder à l'immatriculation soit, parce que la mise en demeure du syndic de le faire est restée sans effet, soit parce que la copropriété est dépourvue de syndic. En effet, tout acte de vente d'un lot de copropriété doit comporter la mention du numéro d'immatriculation de la copropriété.

Aucun quorum n’est requis. La majorité de l’article 24 peut être obtenue quelque soit le nombre de participants à l’assemblée. Il n’est donc pas nécessaire qu’un minimum de copropriétaires soit présent ou représenté ou ayant voté par correspondance pour que l’assemblée puisse statuer à cette majorité. Pour autant l’absence d’un minimum de copropriétaires va empêcher l’assemblée générale de statuer aux majorités des articles 25 et 26 (sauf passerelle de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965) et pourra bloquer des décisions importantes pour l’avenir de la copropriété.

Oui les travaux affectant les parties communes ou modifiant l’aspect extérieur de l’immeuble doivent être autorisés par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 (avec la possibilité d’une passerelle c’est-à-dire d’un second votre à la majorité simple de l’article 24). Toutefois depuis le 1er juin 2020, l’assemblée générale ne pourra s’opposer aux travaux d’accessibilité que par une décision motivée par l’atteinte qu’ils portent à la structure de l’immeuble ou à ses éléments essentiels ou par non-conformité à la destination de l’immeuble.

De plus certains travaux nécessitent une autorisation d’urbanisme.

Dans le cadre du plan de relance, il est prévu que MaPrimeRénov sera accessible à l’ensembles des copropriétés. Les montants d’aides et le mode de calcul de MaPrimeRénov Copropriété sont en cours de définition. Le gouvernement devrait apporter des précisions d’ici le 1er octobre.  Il est prévu que les dossiers MaPrimeRénov Copropriété ne pourront être déposés qu’à partir du 1er janvier 2021 et qu’aucun travaux ne pourra être commencé avant validation de l’attribution de MaPrimeRénov après instruction du dossier, sous peine de ne pouvoir bénéficier de l’aide.

Pour changer de syndic à la fin du mandat de ce dernier, il faut au préalable procéder à la mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic de copropriété pour comparer leurs prestations. En principe, cette mise en concurrence doit être faite par le conseil syndical (en présence d’un conseil syndical) avant la tenue de la prochaine assemblée générale qui se prononcera sur la désignation du nouveau syndic.

Tout copropriétaire peut proposer de lui-même un ou plusieurs syndics. Pour cela, il doit demander au syndic en place d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen des projets de contrat et les lui communiquer par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) avant l’envoi des convocations, soit au moins 21 jours avant l’assemblée générale.

Le syndic doit convoquer l'assemblée générale avant l'expiration de son mandat pour désigner le nouveau syndic. L'assemblée doit voter pour chaque candidature à la majorité absolue.

Si aucun candidat n'obtient la majorité absolue mais que l'un d'eux obtient au moins ⅓ des voix de tous les copropriétaires, il existe une passerelle : ces derniers peuvent faire un 2nd vote lors de la même assemblée à la majorité simple.

Si, par contre, aucun candidat n'obtient ⅓ des voix de tous les copropriétaires, un 2nd vote à la majorité simple est encore possible mais lors d'une assemblée générale ultérieure. Celle-ci doit être convoquée par le syndic en place dans les 3 mois.

Il faut noter que suite au Covid 19, le contrat du syndic qui est arrivé à son terme à partir du 12 mars 2020 est renouvelé automatiquement sans avoir besoin de réunir l'assemblée générale des copropriétaires. Ce contrat est renouvelé jusqu'au commencement du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale peut être tenue jusqu'au 31 janvier 2021.